Sistem Pengendalian Internal
Sistem yang baik harus memiliki pengendalian internal agar terhindar dari kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dan dilakukan oleh karyawan yang menjalankan sistem. Sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008, p163) meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan yang bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong pemenuhan manajemen.
Komponen Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam organisasi terdiri dari beberapa komponen atau unsur yang terdapat didalamnya. Komponen tersebut menurut Mulyadi (2008,p164) adalah :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam suatu orgnisasi harus ditetapkan secara tegas. Pembagian tanggug jawab fugsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut :
· Fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi. Fungsi operasi berwenang dalam suatu kegiatan, fungsi penyimpanan berwenang dalam menyimpan aktiva perusahaan, dan fungsi akuntansi berwenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
· Suatu fungsi tidak boleh bertanggung jawab penuh atas semua tahap dalam suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang melindungi kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Setiap transaksi hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang. Oleh setiap itu setiap organisasi harus memiliki pembagian wewenang otorisasi untuk setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit.
Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan dapat berjalan dengan baik jika ada cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalm pelaksanaannya, diantaranya :
· Penggunaan formulir bernomor urut tercetak
· Pemeriksaan mendadak untuk mendorong karyawan selalu melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
· Setiap transaksi tidak boleh dilakukan oleh satu orang atau fungsi organisasi dalam setiap tahapannya.
· Perputaran jabatan untuk menjaga independensi pejabat dan menghindari persekongkolan.
d. Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya.
Karyawan yang melaksanakan fungsi-fungsi pada organisasi harus kompeten sesuai tanggung jawabnya masing-masing sehingga dapat mendukung sistem pengendalian internal. Karyawan yang kompeten akan melaksanakan tugasnya dengan baik dan jujur serta dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien.
Pengendalian Internal Pada Pembelian
Menurut Mulyadi (2008, p313) sistem pengendalian internal pada siklus pembelian mencakup tigas aspek :
a. Organisasi
Aspek organisasi pada sistem pengendalian internal siklus pembelian dapat dilakukan dengan memisahkan fungsi penerimaan, fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi, fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan barang, dan transaksi tidak boleh dilakukan oleh hanya satu orang.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Semua transaksi yang terjadi dalam siklus pembelian harus berdasarkan otorisasi pejabat berwenang dan dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.
c. Praktik yang sehat
Sistem pengendalian siklus pembelian dapat berjalan dengan baik jika dipraktekan oleh karyawan dengan baik dalam kegiatan operasional sehari-hari. Sistem pengendalian siklus pembelian dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya :
· Penggunaan formulir bernomor urut tercetak
· Pemeriksaan dan penerimaan barang oleh fungsi penerimaan hanya dilakukan setelah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
· Pemeriksaan barang yang diterima fungsi penerimaan dilakukan dengan menghitung dan menginspeksi barang dan membandingkan dengan tembusan surat order pembelian.
Pengendalian Internal Pada Persediaan
Menurut Mulyadi (2008, p581) dalam pengendalian internal siklus persediaan yang harus diperhatikan adalah :
a. Organisasi
· Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh panitia gabungan dengan tiga fungsi, yaitu fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Fungsi penghitung dan fungsi pengecek bertugas menghitung barang dan mengecek mutunya secara independen, sedangkan fungsi pemegang kartu penghitung fisik bertanggung jawab akan formulir yang digunakan dalam penghitungan persediaan, perbedaan data yang dihasilkan penghitung dan pengecek, serta penyalinan data dari kartu penghitungan fisik ke dalam daftar hasil penghitungan fisik.
· Panitia gabungan fisik ini harus terdiri dari orang-orang di luar fungsi gudang serta fungsi akuntansi persediaan dan biaya. Hal ini bertujuan untuk menjamin ketelitian dan keakuratan data penghitungan persediaan sehingga dapat mengevaluasi fungsi gudang serta fungsi akuntansi persediaan secara obyektif.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Dari sisi otorisasi dan prosedur pencatatan, ada empat pengendalian internal yang harus diperhatikan, yaitu :
· Penandatanganan daftar hasil penghitungan fisik persediaan oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan sebagai bentuk otorisasi pada hasil penghitungan fisik persediaan.
· Hasil penghitungan fisik persediaan yang dicatat harus sesuai dengan kartu penghitungan fisik dan telah diperiksa oleh pemegang kartu persediaan.
· Harga satuan yang dicatat pada daftar hasil penghitunga fisik sesuai dengan kartu persediaan barang tersebut
· Perubahan kartu persediaan harus berdasarkan informasi tiap jenis persediaan yang terdapat pada daftar penghitungan fisik.
c. Praktik yang sehat
Dari sisi yang sehat, ada empat pengendalian internal, yaitu :
· Penggunaan kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak yang dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik.
· Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan masing-masing satu kali oleh fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Penghitungan oleh setiap fungsi ini dilakukan secara independen.
· Pencocokan kuantitas dan data persediaan pada bagian kedua dan bagian ketiga kartu penghitungan fisik sebelum data tersebut dicatat pada daftar hasil penghitungan fisik. Pencocokan ini dilakukan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik.
· Penggunaan peralatan dan metode yang jelas dan ketelitian yang terjamin untuk mengukur dan menghitung kuantias persediaan.
Pengendalian Internal Pada Penjualan
Menurut Mulyadi (2008, p471), unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam penjualan tunai adalah:
a. Organisasi
Aspek organisasi dalam pengendalian internal siklus penjualan mencakup pemisahan fungsi penjualan dengan fungsi kredit dan fungsi akuntansi, pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi kas, dan pelaksanaan transaksi harus dilakukan oleh lebih satu orang.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
· Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan faktur penjualan tunai.
· Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
c. Praktik yang Sehat
· Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
· Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.