Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas
PENGENDALIAN INTERN
Pengendalian intern (internal control)
Seiring dengan perkembangan skala usaha dalam suatu perusahaan, pemilik perusahaan tidak mungkin untuk bisa melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan secara langsung atau dengan kata lain pemilik tidak mungkin bisa terlibat langsung dalam operasi perusahaannya. Untuk itu pemilik perusahaan perlu mendelegasikan wewenangnya kepada pimpinan manajemen perusahaan dan manajemen meneruskan kembali wewenang tersebut dengan menerapkan prosedur prosedur pengendalian intern.
Pengendalian intern meliputi semua perencanaan dari suatu organisasi dan semua metode serta prosedur yang diterapkan manajemen dalam rangka untuk:
1. Menjaga asset perusahaan dari pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dilakukan (fraud) oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yang tidak diotorisasi.
2. Meningkatkan akurasi dan kepercayaan dari catatan akuntansi dengan cara mengurangi risiko kesalahan (error) dalam proses akuntansi yang dilakukan.
Prinsip-prinsip Pengendalian Intern
Meskipun banyak perusahaan yang menetapkan prosedur pengendalian intern dengan “bahasa” aturan yang berbeda-beda, namun pada umumnya masing-masing mengandung prinsip-prinsip pokok pengendalian intern yang sama.
Di antara prinsip prinsip pengendalian intern tersebut adalah:
1. Pembentukan pertanggungjawaban (establishment of responsibility)
2. Adanya pemisahan tugas secara tegas (segregation of duties)
3. Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan (documentation procedure)
4. Pengendalian secara fisik, mekanik, dan elektronik (physical, mechanical and electronic controls)
5. Verifikasi internal yang independen harus ada (independent internal verification)
Pembentukan Pertanggungjawaban
- Manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas.
- Tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya.
- Pembentukan pertanggungjawaban meliputi otorisasi dan persetujuan atas suatu transaksi.
Pemisahan Tugas
- Tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas harus diberikan kepada individu yang berbeda, (misalnya pemisahan tugas antara petugas yang mengurusi penyimpanan kas dengan petugas yang mengurusi pencatatan kas).
- Tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung jawab untuk menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan.
Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan
Dokumentasi yang baik diperlukan untuk melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan.
Dokumentasi yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor kegiatan operasi perusahaan.
Ada beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu:
- Semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.
- Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat waktu.
Pengendalian Secara Fisik, Mekanis dan Elektronik
Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektronik disamping cara mekanis dan fisik untuk menjaga kekayaannya. Sebagai contoh penerapan pengendalian mekanis adalah penggunaan kas register, cheque protector.
Pengendalian mekanis menggunakan brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) dan contoh pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin absensi elektronik sidik jari yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronik,garment sensors.
Verifikasi Intern Independen
Meskipun sistem pengendalian intern telah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan tetap saja bisa terjadi setiap saat. Misalnya kelelahan yang terjadi terhadap karyawan bisa mengakibatkan prosedur-prosedur yang ditetapkan diabaikan. Untuk itu diperlukan pengkajian ulang secara teratur dan berkesinambungan agar prosedur-prosedur dapat dijalankan secara teratur, tertib dan benar. Proses ini harus dilakukan oleh pemeriksa intern yang independen.
Pengendalian yang efektif dapat dicapai dengan membentuk bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan:
- Verifikasi secara periodik dan mendadak
- Verifikasi oleh petugas yang independent
- Penyampaian saran kepada manajer untuk tindakan koreksi
Keterbatasan pengendalian intern
Keterbatasan pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) untuk mendesain pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan manfaat yang diperoleh.
2. Adanya faktor sumber daya manusia
3. Besarnya ukuran perusahaan.
PENGERTIAN KAS
Hampir semua transaksi perusahaan akan melibatkan uang kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas dan transaksi-transaksi yang lain akan berakhir dengan rekening kas ini.
Kas merupakan harta yang paling lancer atau likuid, paling mudah diselewengkan, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mencatat dan mengendalikan kas.
Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum dan oleh sebab itu merupakan dasar-landasan yang kuat untuk dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan.
Ada dua kriteria agar alat pembayaran dapat diklasifikasikan sebagai kas :
1. Harus dapat diterima umum sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya.
2. Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan sehari-hari.
Kas meliputi uang tunai dan instrumen atau alat-alat pembayaran yang diterima oleh umum, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank (uang tunai kertas dan logam, cek, wesel cek, rekening bank yang berbentuk tabungan dan giro).
Kas memiliki sifat-sifat atau karakteristik:
1. Kas mempunyai sifat yang aktif tetapi tidak produktif
2. Kas (uang tunai) tidak mempunyai identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yang mudah dipindahtangankan.
Dari dua sifat kas tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa unsur perencanaan dan pengawasan terhadap kas harus mendapatkan perhatian yang serius bagi manajemen.
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP KAS
Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan pada fungsi penyediaan informasi untuk kepentingan manajemen terhadap kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas harus diarahkan kepada dua hal yaitu : Administrative dan Accounting Control, yang secara umum terdiri dari:
1. Menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)
2. Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)
3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya penyalahgunaan terhadap kas.
Adanya suatu pengendalian intern yang memadai, merupakan syarat mutlak demi perlindungan dan keamanan terhadap kas. Sistem pengendalian intern meliputi semua sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk :
1. mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan ketidak-efisiensian dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.
2. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.
3. Mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.
Sistem pengendalian intern tidak dirancang untuk dapat mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, tetapi lebih mengutamakan pada usaha-usaha pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan. Harus ada pemisahan fungsi operasi, pencatatan dan penyimpanan dalam segala bidang kegiatan perusahaan. Berhubungan dengan kas, adanya pemisahan antara pengelola fisik uang (penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran ) dan pengelolan administrasinya mutlak diperlukan. Dalam fungsi penerimaan kas; pengawasan harus ditujukan agar semua uang yang seharusnya diterima, benar- benar diterima dan dicatat. Dan dalam fungsi pengeluaran kas; pengawasan harus diarahkan agar tidak terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
PENGAWASAN KAS
Sistem pengawasan intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas sebagai berikut:
Penerimaan uang
Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara lain:
1. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.
2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.
3. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas.
Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.
Pengeluaran uang
Beberapa prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut:
1. Semua pengeluaran uang menggunakan cek kecuali untuk pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.
3. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.
4. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.
5. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tertentu.
6. Diharuskan membuat kas harian.
DANA KAS KECIL (PETTY CASH FUND)
Dana kas kecil atau petty cash fund adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.
Penambahan kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan.
Dalam hubungannya dengan kas kecil ada dua metode yang digunakan yaitu:
1. Sistem Imprest
2. Metode Fluktuasi
Sistem Imprest (imprest fund method)
Dalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.
Cek tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.
Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)
Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest.
Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.
Berikut ini adalah contoh pencatatan akuntansi dalam kas kecil:
Dalam sebuah perusahaan yang menyelenggarakan kas kecil berdasarkan imprest fund system, terdapat transaksi-transaksi sebagai berikut:
4 Januari 2000 : Diserahkan selembar cek nomor 3542 sebesar Rp.2.000.000,00 untuk membentuk kas kecil.
5 Januari 2000 : Dibayar biaya telegram Rp. 60.000,00
7 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis untuk kantor Rp. 96.000,00
12 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 320.000,00
18 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 275.000,00
19 Januari 2000 : Dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp. 150.000,00
21 Januari 2000 : Dibeli dari kantor pos, materai dan perangko sebesar Rp.102.000,00
22 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis kantor Rp. 70.000,00
22 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 190.000,00 dan biaya upah bongkar sebesar Rp. 72.000,00
24 Januari 2000 : Dibayar untuk parkir dan biaya serba-serbi Rp. 50.000,00
25 Januari 2000 : Dibayar biaya servis mesin-mesin kantor Rp. 80.000,00
26 Januari 2000 : Diadakan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran melalui kas kecil dan setelah itu diterima pengganti dana dengan cek nomor 3575.
Diminta :
Catatlah transaksi-transaksi tersebut di atas dalam buku kas kecil. (untuk pencatatan dalam buku kas kecil, gunakanlah perkiraan-perkiraan sebagai berikut: perlengkapan kantor; biaya pengangkutan; biaya serba-serbi; biaya pos, telepon dan telegram; uang makan). Setelah itu buatlah ayat-ayat jurnal yang diperlukan.
Jawaban dengan metode imprest
Pencatatan transaksi dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest (dana tetap):
Ayat jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil :
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
04-01-00 Dana Kas Kecil 2.000.000
Kas 2.000.000
(untuk mencatat pembentukan dana kas kecil sebesar Rp. 2.000.000 dengan menggunakan cek nomor 3542)
Ayat Jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pengisian kembali kas kecil:
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
26-01-00 biaya pos, telepon dan telegram 60.000 -
perlengkapan kantor 96.000 -
biaya pengangkutan 320.000 -
biaya pengangkutan 75.000 -
uang makan 150.000 -
biaya pos, telepon dan telegram 102.000 -
perlengkapan kantor 70.000 -
biaya pengangkutan 262.000 -
biaya serba-serbi 50.000 -
biaya servis mesin kantor 80.000 -
Kas - 1.465.000
(untuk mencatat pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp. 1.465.000 dengan menggunakan cek nomor 3575).
Jawaban dengan metode fluktuatif
Untuk sekedar membandingkan kita akan mencoba melakukan pencatatan transaksi dengan menggunakan metode fluktuatif, berikut ini pencatatannya:
Ayat jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil : (jurnal yang dibuat identik dengan metode imprest)
Pengisian kembali kas kecil untuk metode fluktuatif tidak sebesar jumlah dana kas kecil yang dikeluarkan namun sebesar permintaan kasir pemegang kas kecil secara bebas. Sebagai contoh bila jumlah yang diminta kasir kas kecil untuk pengisian kembali kas kecil sebesar Rp. 1.750.000, maka dengan demikian saldo kas kecil akan berubah menjadi Rp. 2.285.000 (jumlah ini berbeda dengan saldo kas kecil pada saat dibentuk).
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil yang Lupa Dilakukan
Dalam praktek dunia bisnis kadang-kadang terjadi kasir kas kecil lupa meminta pengisian kembali kas kecil pada akhir periode akuntansi sehingga akan menimbulkan masalah yaitu dana kas kecil tidak dapat digunakan lagi atau diisi lagi pada awal periode akuntansi berikutnya.
Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan teknik dengan membuat jurnal pembalik. Untuk mempermudah pemahaman anda maka akan saya gambarkan bagaimana cara mencatat kejadian ini dengan menggunakan contoh soal tersebut di atas.
Ayat Jurnal yang harus dibuat dalam transaksi “pengisian kembali kas kecil yang lupa dilakukan”.
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
31-01-00 biaya pos, telepon dan telegram 60.000 -
perlengkapan kantor 96.000 -
biaya pengangkutan 320.000 -
biaya pengangkutan 275.000 -
uang makan 150.000 -
biaya pos, telepon dan telegram 102.000 -
perlengkapan kantor 70.000 -
biaya pengangkutan 262.000 -
biaya serba-serbi 50.000 -
biaya serba-serbi 80.000 -
Dana Kas Kecil - 1.465.000
(untuk mencatat penutupan rekening dana kas kecil)
Dengan pembuatan ayat jurnal tersebut maka dari sisi akuntansi sudah tidak ada masalah karena pos-pos laporan keuangan sudah bisa dipertanggung jawabkan pada akhir periode akuntansi, namun demikian bila kita akan melanjutkan pengelolaan dana kas kecil pada awal periode berikutnya pasti terjadi masalah karena jurnal penutupan dana kas kecil di atas sudah tidak dapat diisi kembali secara akuntansi.
Untuk dapat menyelesaikan masalah ini yang harus kita lakukan adalah dengan cara membuat jurnal pembalik agar dana kas kecil tersebut bisa diisi kembali, berikut cara pembuatannya:
Ayat Jurnal Pembalik:
Setelah ayat jurnal pembalik dibuat, selanjutnya kita dapat membuat jurnal pengisian kembali kas kecil. Sebagai contoh pada tanggal 2 Februari 2001 dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka kita tinggal membuat ayat jurnal pengisian kembalinya seperti biasa.
Ayat Jurnal pengisian kembali dana kas kecil:
Saldo Dana Kas Kecil Terlalu Besar atau Terlalu Kecil
Pemegang dana kas kecil di perusahaan adalah operator kas kecil yang bertanggung jawab terhadap operasional penggunaan kas kecil dalam kegiatan pembayaran perusahaan, pemegang kas kecil bertugas melaporkan setiap penggunaan dan mempertanggung jawabkannya. Dalam praktek pemegang kas kecil kadang-kadang dihadapkan pada jumlah saldo kas kecil yang terlalu besar dan atau justru terlalu kecil. Untuk itu perlu adanya penyesuaian jumlah saldo yang dikelola oleh pemegang dana kas kecil agar sesuai dengan kebutuhan sehari-hari.
Bila saldo kas kecil terlalu besar
Misalnya saldo dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000, tapi pemegang kas kecil merasa jumlah kas kecil terlalu besar sehingga meminta pengurangan saldo kas kecil sebesar Rp. 500.000. Berarti saldo dana kas kecil yang baru menjadi Rp.1.500.000. Maka ayat jurnal yang dibuat adalah sebegai berikut:
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
0x-0x-0x Kas 500.000 -
Dana Kas Kecil - 500.000
Bila saldo kas kecil terlalu kecil
Misalnya saldo dana kas kecil yang sudah ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000 dirasa terlalu kecil maka pemegang kas kecil meminta penambahan saldo kas kecil sebesar Rp. 1.000.000. Berarti saldo dana kas kecil yang baru menjadi Rp. 3.000.000. Maka ayat jurnal yang dibuat adalah sebegai berikut:
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
0x-0x-0x Dana Kas Keci 1.000.000 -
Kas - 1.000.000
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
