Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem
1. Tahap Perencanaan
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS :
- Menentukan lingkup dari proyek
- Mengenali berbagai area permasalahan potensial
- Mengatur urutan tugas
- Memberikan dasar untuk pengendalian
Langkah-langkah tahap perencanaan :
- Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non-manajer, da, elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
- Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahami dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan itu. Disini manajer hanya mencari untuk mengidentifikasikan dimana letak permasalahannya dan penyebabnya.
- Menentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada titik ini tujuan hanya dinyatakan secara umum.
- Mengidentifikasi kendala-kendala sistem
Sistem baru tidak akan beroperasi bebas dari kendala. Kendala dapat ditimbulkan oleh faktor lingkungan, manajemen perusahaan.
- Membuat studi kelayakan.
Ada enam dimensi studi kelayakan :
- Teknis
- Pengembalian ekonomis
- Hukum dan etika
- Operasional
- Jadwal
- Mempersiapkan usulan penelitian sistem
Jika sistem dan proyek nampak layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem itu melakukan. Analisis akan menyiapkan usulan penelitian yang memberikan dasar manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis.
- Menyetujui atau menolak penelitian proyek
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulakn serta menentukan apakah perlu diteruskan.
- Menetapkan mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem dimulai, komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya dan kapan akan dilaksanakan.
2. Tahap Analisis
Pada saat perencanaan telah selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang bau atau diperbarui.
Adapun langkah-langkahnya adalah :
- Mengumumkan penelitian sistem
Ketika perusahaaan menerapkan aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan kerja sama dengan para pekerja dengan memberitahukan tentang penelitian sistem.
- Mengorganisasikan tim proyek
Tim proyek akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai, dan bukan spesialis informasi,sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif.
- Mendefinisikan kebutuhan informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan, pengamatan, pencatatan dan survei.
- Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
Begitu kebutuhan informasi manajer didefinisikan, sekarang dapat ditentukan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerjanya.
- Menyiapkan usulan rancangan
Analis sistem memberi kesempatan untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Disini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan
- Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan keputusasn untuk menyetujui atau menolak.
3. Tahap Rancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dandata yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-langkah tahap rancangan adalah :
- Menyiapkan rancangan sistem yang terinci.
Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis.
- Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem
Sekarang analis harus mengidentifikasi konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.
- Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis bekerja sama erat dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif
- Memilih konfigurasi yang terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peraltan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.
- Menyiapkan usulan penerapan
Analis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dialkukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.
- Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Keputusan untuk terus pada tahap penerapan ini sangat penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.
4. Tahap Penerapan
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
Langkah-langkah penerapan, adalah :
- Merencanakan penerapan
Manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaanyang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem
- Mengumumkan penerapan
Proyek penerapan diumumkan kepada seluruh karyawan dengan tujuan untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan tentang penerapan sistem baru dan meminta kerja sama dari pegawai.
- Mendapatkan sumber daya perangkat keras
Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peraltan kpmputer yang terdapat pada konfigurasi disetujui.
- Mendapatkan sumber daya perangkat lunak
Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal.
- Menyiapkan database
Pengelola database bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data dan ini mencakup persiapan database.
- Menyiapkan fasilitas fisik
Jika perangkat keras dari sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan.
- Mendidik peserta dan pemakai
Sistem baru akan mempengaruhi banyak orang maka diperlukan suatu pelatihan.
- Menyiapkan cutover
Proses menghentikan penggunaan sistem lama ke sistem baru disebut cutover
- Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru
Manajer dan komite pengarah SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut.
- Masuk ke sistem baru
Ada empat pendekatan dasar untuk masuk ke sistem baru :
- Percontohan (pilot) : suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
- Serentak (immediate) : pendekatan yang paling sederhana adalah beralih darisistem lama ke sistem abru pada suatu waktu secara bersamaan.
- Bertahap (phased) : dalam cutover bertahap sistem baru digunakan bagian per bagian
- Paralel (parallel) : cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh.
5. Tahap Penggunaan
Langkah-langkah tahap penggunaan :
- Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
- Audit sistem
Setelah sistem baru berkesempatan untuk mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan dan dapat dilakukan oleh seseorang dari jasa informasi seorang auditor internal.
- Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Pemeliharaan sistem dilaksanakan dengan tiga alasan :
- Memperbaiki kesalahan
- Menjaga kemutakhiran sistem
- Meningkatkan sistem
- Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem itu tidak dapat lagi digunakan, suatu usulan dibuat komite pengarah SIM bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang dengan menggunakan rekayasa ulang proses bisnis. Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk berpindah ke suatu siklus sistem baru. Dukungan tersebut penjelasan kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan dan sebagainya.
- Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Komite pengarah SIM menentukan apakah suatu siklus hidup sistem baru itu perlu. Jika ya, dibuat keputusan tentang kapan tahap perencanaan akan dimulai. Siklus hidup yang baru dapat mengikuti pola rancang ulang proses bisnis. Sistem yang ada sekarang akan digunakan hingga saat cutover ke sistem yang direkayasa ulang.
a. Evolusi sistem berbasis komputer mengikuti pola yang disebut siklus hidup sistem. Empat tahap pertama adalah perencanaan, analisis, rancangan dan penerapan. Emapt tahap tersebut ditujukan bagi pengembangan. Istilah siklus hidup pengembangan sistem sering digunakan bagi empat tahap ini. Tahap ke lima adalah tahap penggunaan.
b. Tanggung jawab manajemen siklus hidup dapat berupa pada beberapa tingkatan organisasi. Pada tingkat puncak, pengarahan menyeluruh dapat datang dari direktur utama dan eksekutif lain, yang sering berfungsi sebagai suatu komite pengarah. Pada tingkat yang sedikit lebih rendah, kepemimpinan berada pada komite SIM. Dalam tim-tim proyek, pengarahan diberikan oleh para pemimpin proyek.
c. Para pemakai dapat melaksanaka semua siklus hidup sistem saat mereka terlibat dalam end user computing, tetapi para spesialis informasi dapat melakukan sebagian besar pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus mereka. Audit internal sering pula dipanggil untuk memberikan bantuan khusus.