Data Base Manajemen Sistem

Data Base Manajemen Sistem

Data base adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu, yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus.

Manajemen file mengandung arti bahwa data base memiliki suatu tempat yang terstruktur sehingga memungkinkan program untuk menggabungkan berbagai data, record, file yang ada dalam database. Manajemen file ialah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Manajemen file harus dipahami oleh pengelola data base sehingga struktur data base yang berisi data, record, file yang ada dalam database dapat memberikan kemudahan bagi pemakai.

Gambar Manajemen Sistem

Data diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari :

· Data field : unit terkecil dari data

· Record (catatan) : kumpulan data field yang berhubungan

· File : suatu kumpulan catatan yang saling berhubungan.

Data base mempermudah dalam pemutakhiran cepat dari masing-masing record dan dalam pemutakhiran serempak artinya data base memungkinkan adanya suatu entri masukan yang akan dapat memperbaharui semua record yang terkait dengan suatu transaksi secara serempak.

Mempermudah akses terhadap semua record lewat seluruh program aplikasi berarti bahwa definisi data standar memungkinkan, program aplikasi untuk menunjang aktivitas setiap fungsi manajemen antara lain : manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen operasisonal dan manajemen personalia.

Akses dapat dilakukan secara cepat terhadap semua data yang tersimpan didalam database sehingga dapat memberikan kemudahan ketika membuat laporan rutin atau khusus. Laporan rutin diperoleh setelah periode akuntansi berlangsung dan dapat juga dilakukan kapan saja pada saat saat dibutuhkann selama masa periode tersebut, sedangkan pemrosesan transaksi akan dijaga agar tetap mutakhir. Hal ini memungkinkan sekali karena proses pemindahan file tidak perlu dilakukan di akhir periode, waktu yang diperlukan juga relatif cepat. Dengan akses cepat yang berkaitan dengan sebuah laporan rutin atau khusus berarti bahwa record-record dijaga agar tetap mutakhir guna menghadapi suatu kondisi yang tidak menentu atau masalah tidak terstruktur, sehingga para manajer dapat dengan mudah memperoleh informasi yang berkualitas ketika menjalankan aktivitasnya. Dan struktur database memang memungkinkan pengembangan cepat bagi suatu program tentang masalah yang tidak terstruktur.

Gambar Struktur data base