Jika anda masuk ke halaman "BAB II(3), Makalah Administrasi Perkantoran" ini dari google, mohon periksa link terkait di postingan ini. Sebab, postingan ini adalah sebuah makalah yang panjang, sehingga kami membuat beberapa postingan.
2.4. Prosedur Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran merupakan proses akuntansi dan juga proses manajemen. Dari segi akuntansi, penyusunan anggaran merupakan studi terhadap mekanisme, prosedur untuk merakit data dan format anggaran. Dan dari segi manajemen, penyusunan anggaran merupakan proses menetapkan peran tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian program.
Penyusunan anggaran dilakukan melalui penaksiran-penaksiran yang akurat, diperlukan berbagai data, informasi dan pengalaman, yang merupakan factor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun anggaran. Adapun faktor-faktor tersebut menurut Munandar (2003 : 11) secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok, ialah :
- Faktor-faktor intern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri. Factor-faktor tersebut adalah :
- Penjualan tahun-tahun yang lalu
- Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah dengan harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dan sebaginya.
- Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
- Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan, baik jumlahnya (kuantitatif) maupun keterampilan dan keahliannya (kualitatif).
- Modal kerja yang dimiliki perusahaan.
- Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan.
- Faktor-faktor ekstern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan. Factor-faktor tersebut antara lain :
- Keadaan persaingan
- Tingkat pertumbuhan penduduk
- Tingkat penghasilan penduduk
- Tingkat kemandirian penduduk
- Tingkat penyebaran penduduk
- Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat
- Berbagai kebijaksanaan pemerintah, baik di bidang politik, ekonomi, social, budaya maupun keamanan.
- Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi dan sebaginya.
Baca Juga Sambungan dari Makalah ini
- BAB I, MAKALAH UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(1), MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(2), Makalah Administrasi Perkantoran
Dalam metode campuran atau top down dan bottom up anggaran disusun dengan dimulai dari atas dan kemudian untuk selanjutnya oleh karyawan bawahan. Jadi ada pedoman dari atasan atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan arahan atasan.
Dalam mempersiapkan dan menyusun anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing perusahaan, akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran dapt didelegasikan kepada :
- Bagian administrasi, bagi perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang lingkup terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan. Dibagian administrasi inilah terkumpul semua data-data dan informasi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, baik kegiatan di bidang pemasaran, kegiatan di bidang produksi, kegiatan di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia. Dengan bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan informasi dari luar perusahaan (ekstern), bagian administrasi diharapkan lebih mampu menyusun anggaran daripada bagian-bagian lain dalam perusahaan.
- Panitia anggaran, bagi perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan karena kegiatan perusahaan yang cukup kompleks, beraneka ragam, dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun anggaran sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lain dalam perusahaan. Oleh karena itu tugas menyusun anggaran perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran . Tim penyusun anggaran ini biasanya diketuai oleh salah seorang pimpinan perusahaan dengan anggota-anggota yang mewakili bagian pemasaran, bagian produksi, bagian perbelanjaan serta bagian personalia.
Sebelum disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.
Setelah disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan. Bilamana tugas penyusunan rancangan anggaran serta anggaran yang defenitif telah selesai, maka panitia anggaran tidak bubar, melainkan secara berkala masih perlu mengadakan pertemuan-pertemuan konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu, untuk meningkatkan kerja sama dan koordinasi, serta mengadakan revisi-revisi terhadap anggaran yang telah disusun bilamana memang dirasa perlu.
Menurut Mulyadi (2003: 502) dalam organisasi penyusunan anggaran terdapat tiga pihak utama yang terkait dalam penyusunan anggaran :
a. Komite anggaran, Terdiri dari :
- Direktur utama, sebagai ketua merangkap anggota komite
- Direktur pemasaran, sebagai anggota
- Direktur produksi, sebagai anggota
- Direktur keuangan dan administrasi, sebagai anggota
- Manajer departemen keuangan, sebagai sekretaris komite
- Komite anggaran penyusunan pedoman anggaran (anggaran guideline) yang berisi kebijakan pokok perusahaan dalam bidang pemasaran, produksi, sumber daya manusia, keuangan dan umum. Kebijakan pokok ini dikemunikasikan kepada manajer departemen sebagai dasar untuk mengajukan rangcangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban.
- Penyusunan rancangan anggaran penjualan oleh departemen pemasaran berdasarkan kebijakan pokok perusahaan dan perkiraan penjualan jangka pendek.
- Penyusunan rancangan aggaran biaya pusat pertanggung jawaban berdasarkan kebijakan pokok perusahaan dan rancangan anggaran penjualan oleh para manajer pusat pertanggung jawaban.
- Penyusuna rancangan aggaran persediaan produk jadi oleh departemen produksi.
- Penyusunan rancangan anggaran harga pokok penjuyalan oleh departemen anggaran berdasarkan biaya produksi, rancangan anggaran persediaan produksi jadi dan rancangan anggaran penjualan.
- Penyusunan anggaran laporan rugi laba yang diproyeksikan berdasarkan rancangan anggaran penjualan, rancangan anggaran harga pokok penjualan dan rancangan anggaran biaya pemasaran, rancangan anggaran biaya administrasi dan umum.
- Penyusunan rancangan anggaran modal berdasarkan perkiraan penjualan jangka panjang.
- Penyusunan rancangan anggaran khas berdasarkan rancangan anggaran penjualan, rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban dan rancangan anggaran modal.
- Penyusunan rancangan neraca yang diproyeksikan berdasarkan rancangan anggaran kas dan berbagai asumsi yang lain.
- Penyusunan rancangan anggaran modal kerja.
- Penelaahan rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban oleh komite anggaran.
- Negoisasi rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban dengan komite anggaran.
- Persetujuan rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban oleh komite anggaran.
- Penyesuaian rancangan anggaran induk oleh departemen anggaran sebagai akibat dari hasil proses negoisasi antara para manajer pusat pertanggung jawaban dengan komite anggaran
- Pengajuan rancangan anggaran induk oleh komite anggaran kepada dewan komisaris dan RUPS.
- Penelaahan rancangan anggaran induk oleh dewan komisaris dan RUPS.
- Pengesahan rancangan anggaran induk menjadi anggaran induk perusahaan oleh RUPS.