BAB II(2), Makalah Administrasi Perkantoran

2.3. Fungsi dan Tujuan Anggaran

Anggaran merupakan suatu sistem yang sangat penting untuk mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Tanpa adanya perencanaan penyusunan dan penerapan anggaran yang baik, maka pihak manajemen tidak akan dapat mengarahkan langkah perusahaan dengan efektif dan efesien.

Menurut Gunawan Adi Saputro dan Marwan Asri (2003 : 50): fungsi anggaran terbagi ke dalam :
a. Bidang perencanaan
b. Bidang koordinasi
c. Bidang pengawasan

Baca Juga Sambungan dari Makalah ini
Kutipan di atas dapat dijelaskan dalam hal berikut :  
a. Bidang Perencanaan
1) Berdasarkan kegiatan-kegiatan pada penyelidikan-penyelidikan studi dan penelitian-penelitian. Mungkin anggaran bermanfaat untuk membantu manajemen meneliti, mempelajari masalah-masalah yang berhubungan dengan kegiatan yang akan dilakukan. Dengan kata lain, sebelum merencanakan kegiatan, manajer mengadakan penelitian dan pengamatan-pengamatan terlebih dahulu. Kebiasaan membuat rencana-rencana akan menguntungkan semua kegiatan. Terutama kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan finansial, tingkat persediaan, fasilitas-fasilitas produksi, pembelian, pengiklanan, penjualan, sales promotion, pengembangan produk, eskpansi dan lain-lain.

2) Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam menentukan arah/kegiatan yang paling menguntungkan. Anggaran yang disusun untuk waktu panjang dan skedul yang teratur, akan sangat membantu dalam mengerahkan secara tepat tenaga-tenaga kepala bagian salesmen, kepala cabang dan semua tenaga operasional.

3) Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.

4) Menentukan tujuan-tujuan perusahaan. Manajemen yang dapat menentukan tujuannya secara jelas dan logis (dapat dilaksanakan) adalah manajemen yang akan berhasil. Penentuan tujuan ini dibatasi oleh beberapa faktor. Anggaran dapat membantu manajemen dalam memilih mana tujuan yang dapat dilaksanakan dan mana yang tidak.

5) Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia. Seorang majikan yang baik tidak akan pernah mengabaikan atau mempedulikan kesejahteraan pegawainya. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja yang baik akan mengakibatkan dapat dihindarikannya kelebihan dan kekurangan tenaga kerja. Tanpa rencana tentang kebutuhan tenaga kerja, mengakibatkan terpaksa diberhentikannya sebagai buruh yang berlebihan. Bila terus menerus berlangsung hal ini akan mengakibatkan tidak stabilnya tingkat employment dan meningkatnya biaya pengelolaan tenaga kerja.

6) Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif. Dengan disusun perencanaan yang terperinci, dapat dihindarkan biaya-biaya yang timbul karena kapasitas yang berlebihan. Pemakaian alat-alat fisk yang efektif dan ekonomis akan membantu tujuan akhir perusahaan yaitu keuntungan yang maksimum.

b. Dalam Bidang Koordinasi
1) Membantu mengkoordinasikan faktor manusia dengan perusahaan. Dalam beberapa situasi mungkin faktor hubungan manusia dengan perusahaan ini adalah yang terpenting. Seringkali terjadi kasus di mana manajer tidak tahu apa yang akan dilakukannya di tahun-tahun mendatang. Akibatnya kadang-kadang manajer prustasi dan merasa makin lama semakin tidak mampu mengatasinya. Penyusunan rencana yang terperinci (berupa anggaran) membantu manajer mengatasi masalah itu, sehingga ia kembali merasa adanya hubungan antara kemampuannya dengan perusahaan yang dipimpinnya.

2) Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan trend dalam dunia usaha. Dalam penelitian-penelitian yang telah dilakukan tampak bahwa trend keuntungan yang didapat oleh perusahaan tergantung juga kepada keadaan dunia usaha pada umumnya. Karena dengan disusunnya anggaran, dapat dinilai apakah rencana tersebut sesuai dengan keadaan dunia usaha yang akan dicapai.

3) Menempatkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang menguntungkan, dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan. Sebelum membelanjakan uangnya, perusahaan harus mempelajari terlebih dahulu saluran-saluran mana yang menguntungkan atau yang paling sesuai dengan program perusahaan. Sebagian dana digunakan untuk peralatan dan persediaan barang, sedangkan bagian yang lain dipergunakan untuk promosi dan biaya penjualan lain. Kedua bagian tersebut harus seimbang, tanpa perencanaan yang baik mungkin saja terjadi persediaan barang terlalu jauh di atas kemampuan penjualan atau produksi.

4) Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi. Setelah rencana yang baik disusun dan kemudian dijalankan, kelemahan-kelemahan dapat dilihat untuk kemudian diperbaiki.

c. Dalam Bidang Pengawasan

1) Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran. Di muka telah dikatakan bahwa tujuan utama perencanaan adalah memilih kegiatan yang paling menguntungkan. Kegiatan tersebut tidak hanya direncanakan saja, tetapi di dalam pelaksanaannya harus diadakan pengawasan agar betul-betul seperti yang direncanakan. Beberapa kegiatan dan pengeluaran sangat perlu diawasi.

Umpamanya :
  1. Kegiatan promosi penjualan, kadang-kadang mengeluarkan terlalu banyak biaya tanpa menghasilkan kenaikan penjualan yang sepadan.
  2. Kegiatan produksi yang terlalu jauh menyimpang dari rencana sehingga harga pokok per unit produk demikian tinggi.
2) Untuk pencegahan secara umum pemborosan-pemborosan, sebetulnya ini adalah tujuan yang paling umum daripada penyusunan anggaran. Kontrol terhadap pelaksanaan diharapkan dapat mengurangi pemborosan-pemborosan.

Beberapa tujuan disusunnya anggaran menurut Nafarin (2004:15) adalah sebagai berikut :
  • Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan penggunaan dana.
  • Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan,
  • Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.
  • Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.
  • Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan nyata terlihat.
  • Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.
Penggunaan anggaran juga memberikan beberapa manfaat atau keunggulan pada organisasi pemakaiannya, seperti yang dikemukakan oleh Nafarin (2004 : 15) sebagai berikut :
  • Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama.
  • Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai.
  • Dapat memotivasi pegawai.
  • Menimbulkan tanggung jawab tertentu pada pegawai.
  • Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.
  • Sumber dana seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.
  • Alat pendidikan bagi para manajer.
Disamping memiliki manfaat atau keunggulan-keunggulan tersebut di atas, Nafarin (2004 : 16) juga menjelaskan bahwa anggaran juga memiliki keterbatasan-keterbatasan atau kelemahan yang perlu diperhatikan, antara lain :
  1. Anggaran dibuat berdasarkan taksiran dan asumsi, sehingga mengandung unsur ketidakpastian.
  2. Menyusun anggaran yang cermat memerlukan waktu, uang, dan tenaga yang tidak sedikit, sehingga tidak semua perusahaan mampu menyusun anggaran secara lengkap (komprehensif) dan akurat.
  3. Bagi pihak yang merasa dipaksa untuk melaksanakan anggaran dapat mengakibatkan mereka menggerutu dan menentang, sehingga anggaran tidak akan efektif. 
2.4. Prosedur Penyusunan Anggaran : Klik Disini

Subscribe to receive free email updates: