Pengantar Perilaku Organisasi – Efektifitas Organisasi

Pengantar Perilaku Organisasi – Efektifitas Organisasi

Efektifitas Organisasi

Seperti dikemukakan dalam Perdebatan Isyu Organisasi, bahwa keefektifan pengaruh manajer sulit ditentukan, sekalipun banyak contoh yang dicapai melalui keunggulan manajemen. Kami segan menyimpulkan, prinsip-prinsip umum dari contoh-contoh tersebut. Sungguhpun banyak penulis tentang manajemen dan perilaku organisasi mencoba mengembangkan suatu teori umum manajemen, namun tidak ada teori semacam itu. Modul ini didasarkan atas kenyakinan bahwa wawasan yang berharga tentang manajemen dapat ditemukan dalam kepustakaan perilaku organisasi.

Keefektifan organisasi telah terbukti sukar, dan beberapa orang malahan mengatakan tidak mungkin didefinisikan. Namun karena menjadi tema utama dalam Teori Organisasi maka arti dan maknanya harus dihadapi.

Sebagai ilustrasi: produktifitas rata-rata setiap pekerja/karyawan perusahaan outomotive Toyota = 57,7 mobil setiap tahun. Sebaliknya perusahaan Ford produktifitas pekerjanya 16,1 mobil. Perusahaan A mengeluarkan $630 untukupah per mobil sedangkan perusahaan B harus membayar $2.379. Meskipun demikian perusahaan Ford mempeoleh $555 per mobil dibandingkan Toyota sebesar $466. Perusahaan manakah Ford atau Toyota yang anda anggap lebih efektif ?

Bagaimana anda menentukan apakah sebuah fakultas telah melakukan tugasnya dengan berhasil? Jika semua lulusannya memperoleh pekerjaan setelah lulus, apakah itu menyatakan kepada kita bahwa fakultas tersebut efektif? Atau apakah kita harus melihat kenaikan atau penurunan persentase mahasiswa baru, laporan statistik mengenai jumlah buku yang dipinjam dari perpustakaan oleh mahasiswa selama tahun kuliah lalu, survei yang menanyakan pendapat senior tentang pengalamannya selama ber kuliah disana, jumlah publikasi para dosen, penghargaan yang diterima para lulusannya, ataukah gaji rata-rata yang diperoleh mantan mahasiswanya dua puluh tahun setelah mereka lulus?

Contoh-contoh tersebut dimaksudkan untuk memperkenalkan masalah yang dijumpai jika menentukan dan mengukur keefektifan organisasi (Efektifitas Organisasi = EO). Dengan demikian sebenarnya tidak mudah untuk memahami teori organisasi yang tidak mencakup konsep keefektifan tersebut.

Arti penting Keefektifan Organisasi

Setiap disiplin ilmu dalam ilmu-ilmu administrasi memberi sumbangan dengan satu dan lain cara untuk membantu para manajer agar membuat organisasinya efektif. Ilmu pemasaran misalnya, memandu para manajer meningkatkan pendapatan, laba, dan pangsa pasar. Konsep manajemen keuangan membantu para manajer agar menggunakan dana yang diinvestasikan ke dalam organisasi secara optimal dan efektif serta efisien. Konsep manajemen produksi atau manajemen operasional membantu merencanakan proses produksi yang efektif dengan kualitas yang baik serta harga yang pantas/layak. Prinsip akuntansi membantu para manajer melalui informasi (laporan keuangan – neraca, lap R/L, lap. Arus kas, dll) yang dapat meningkatkan kualitas dari keputusan yang mereka buat.

Teori organisasi setidaknya memberikan jawaban lain terhadap pertanyaan: Apa yang membuat organisasi efektif?

Jawabnya adalah, struktur organisasi yang tepat!. Karena bagaimana cara kita menempatkan orang serta pekerjaannya dan menetapkan peran serta hubungan mereka merupakan sebuah determinan penting, dan yang menyatakan apakah organisasi itu berhasil. Yang penting adalah manajer yang memahami tentang struktur organisasi yang dipilih dan kondisi struktur tersebut dipilih, pasti akan lebih unggul dibanding dengan para manajer yang mempunyai informasi sedikit tentang struktur organisasi.

Upaya Mencari Definisi Efektifitas Organisasi (EO)

Secara konseptual, EO itu kompleks, demikian juga definisinya. Namun keefektifan organisasi dapat didefinisikan sebagai tingkatan pencapaian organisasi atas tujuan jangka pendek (tujuan) dan jangka panjang (cara). Pemilihan itu mencerminkan konstituensi strategi, minat mengevaluasi dan tingkat kehidupan berorganisasi.

Keefektifan didefinisikan sebagai sejauh mana sebuah organisasi tersebut mewujudkan tujuan-tujuannya. Namun juga tersembunyi makna ganda yang membatasi penelitian mengenai subyek dan arti penggunaan konsep oleh manajer. Misalnya, tujuan siapa? Tujuan jangka panjang atau pendek? Tujuan resmi dari organisasi atau tujuan aktual?

Tujuan yang paling disetujui oleh para peneliti dan praktisi sebagai kondisi yang penting bagi keberhasilan suatu organisasi adalah : kelangsungan hidup. (sebagaimana pendekatan awal terhadap EO diera 1950an). Sedangkan pada 1960an dan permulaan 1970an ada perkembangan kajian EO sehingga teridentifikasi 30 kriteria untuk mengukur keefektifan organisasi (midalnya : keefektifan keseluruhan, produktifitas, efisiensi, laba, kualitas, kecelakaan, pertumbuhan, kemangkiran, pergantian pegawai, kepuasan kerja, motivasi, dll lihat tabel 1). Sementara itu berdasarkan sebuah buku best-seller ‘In Search of Excellence’ (1982) karya Tom Peters dan Robert Waterman, mekipun metode penelitian dan konklusinya menerima cukup banyak kritik namun adalah naif untuk mengesampingkan pengaruh yang ditimbulkan buku tersebut. Setelah mengkaji 42 perusahaan yang dikelola dengan baik, sangat efektif atau excellent (misalnya : IBM, Du Pont, 3M, Mc Donald, serta P&G), mereka menemukan delapan karakteristik umum dari perusahaan tersebut. (1) Mereka mempunyai bias terhadap tindakan dan penyelesaian pekerjaan (2) Mereka selalu dekat dengan para pelanggan agar dapat mengerti secara penuh kebutuhan pelanggan. (3) Mereka memberi para pegawai mereka suatu tingkat ekonomi yang tinggi dan memupuk semangat kewirausahaan (entreneurial spirit). (4) Mereka berusaha meningkatkan produktivitas lewat partisipasi para pegawainya (5) Para pegawai mengerti apa yang diinginkan perusahaan, dan para manajer terlibat aktif pada pemecahan masalah di semua tingkat. (6) Mereka selalu dekat dengan usah yang mereka ketahui dan oahami (7) Mereka mempunyai struktur organisasi yang luwes dan sederhana, dengan jumlah orang yang minimal dalam aktifitas-aktifitas staf pendukung. (8) Mereka menggabungkan kontrol yang longgar di bagian-bagian lain untuk mendorong pengambilan resiko dan inovasi.

Dari berbagai macam kriteria tentang EO akhirnya terdapat kesepakatan bahwa EO menbutuhkan kriteria majemuk, bahwa fungsi organisasi yang berbeda harus dievaluasi dengan karakteristik yang berbeda pula, dan bahwa EO harus memperlihatkan cara-caranya/means (process), maupun hasilnya/ends (outcomes). Dan kita semua menyadari ataupun tidak telah melakukan penilaian mengenai EO, misalnya saat membeli saham, memilih perguruan tinggi, memilih bank, dan pada saat kita membuat keputusan.

Seperti disebutkan dalam bagian terdahulu, bidang perilaku organisasi mengidentifikasikan tiga tingkatan analisis; (1) individu, (2) kelompok, dan (3) organisasi. Para ahli teori dan peneliti telah mengumpulkan sejumlah besar informasi tentang masing-masing tingkatan tersebut. Ketiga tingkatan analisis tersebut juga sejalan dengan ketiga tingkatan tanggung jawab manajerial. Para manajer bertanggung jawab atas keefektifan individu, kelompok, dan organisasi. Sebagai contoh, Lee Lacocca, Direktur Utama Chrysler Motor yang disegani melakukan tugas yang sulit untuk meningkatkan keefektifan organisasi Chrysler Motor (tanggung jawab tingkat organisasi). Bagaimanapun juga, lacocca malaksanakan tanggung jawab itu. Tetapi bagaimana ia melakukannya ? Dan dengan kriteria apa kita menaksir tingkat keefektifan Chrysler. Lacocca mungkin menjawab bahwa Chrysler menjadi lebih efektif, karena individu-individu pada bagian perakitan menghasilkan produksi dengan kuntitas lebih baik (tanggung jawab tingkat individual), karena divisi perekayasaan (engineering divisions) merancang kendaraan yang lebih dapat diandalkan (tanggung jawab tingkat kelompok ), dan karena pemerintah federal memberi pinjaman yang mencegah kebangkrutan (tanggung jawab tingkat organisasi).

Penjelasan diatas yang mengambarkan peningkatan keefektifan Chrysler melibatkan tingkat analisis yang berbeda. Masing-masing tingkat memakai perspektif efektifitas yang berbeda. Perspektif tersebut akan dibahas secara terinci.

Perspektif Keefektifan

Tiga macam perspektif keefektifan dapat diidentifikasi. Tingkat yang paling dasar adalah keefektifan individual. Perspektif ini menekankan pelaksanaan tuga pekerja atau anggota dari organisasi itu. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan adalah bagian dari pekerjaan atau posisi dalam organisasi itu. Para manajer secara rutin menaksir keefektifan individu melalui proses evaluasi prestasi. Evaluasi, ini menjadi dasar untuk kenaikan gaji, promosi, dan jenis imbalan lain yang diberikan organisasi itu.

Individu-individu jarang bekerja terpisah dari pekerja lain di dalam organisasi itu. Menurut situasi yang lazim setiap individu bekerja dalam kelompok. Jadi, anda harus mempertimbangkan suatu perspektif keefektifan lain, yaitu keefektifan kelompok. Dalam beberapa hal, keefektifan kelompok adalah jumlah sumbangan dari seluruh anggotanya. Sebagai contoh sekelompok ilmuwan yang bekerja pada suatu proyek yang tidak saling berkaitan akan efektif jika masing-masing ilmuwan itu sendiri efektif. Dalam hal lain, keefektifan kelompok melebihi jumlah sumbangan individual. Contohnya adalah bagian perakitan, di mana produk jadi adalah hasil dari sumbangan masing-masing individu.

Perspektif yang ketiga ialah keefektifan organisasi. Karena organisasi terdiri dari individu dan kelompok, keefetifan organisasi adalah fungsi dari keefektifan individu dan kelompok. Organisasi dapat memperoleh tingkat prestasi yang lebih tinggi dibandingkan jumlah prestasi masing-masing bagiannya. Sebenarnya, dasar rasional penggunaan organisasi sebagai alat untuk mengerjakan pekerjaan masyarakat ialah bahwa organisasi dapat menyelesaikan pekerjaan itu lebih baik dari usaha individu manapun.

Dari sudut pandangan masyarakat, keefektifan organisasi bisnis ersifat kritis. Berbagai publikasi yang melaporkan peristiwa bisnis dan ekonomi adakalanya mengadakan survei pendapat tentang prestasi dunia bisnis. Sebuah survei semcam itu disajikan pada Close Up berikut. (Gibson, 1991)

Pada tahun 1983, majalah Fortune meneliti 7.000 eksekutif, direktur, dan analis keuangan perusahaan untuk menentukan perusahaan mana menurut pendapat mereka patut mendapat penghargaan tertinggi. Setengah dari pejabat yang menjawab pertanyaan Fortune menilai 10 perusahaan dari industri yang diwakilinya atas dasar delapan “sifat reputasi” .

Kedelapan sifat reputasi itu ialah : (1) kualitas manajemen ; (2) kualitas produk atau jasa; (3) Keinovasian; (4) nilai investasi jangka panjang; (5) kekuatan finansial; (6) kemampuan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan orang yang berbakat; (7) tanggung jawabnya terhadap masyarakat dan lingkungan; dan (8) penggunaan aktivitas perusahaan. Para respoden survai itu menilai setiap perusahaan mulai dari 0 (paling buruk) sampai 10 (paling baik) untuk masing-masing sifat tersebut.

Menurut majalah Fortune, International Business Machine (IBM) adalah perusahaan yang paling dikagumi. Para respoden, yang semuanya pejabat dari perusahaan lain dibidang industri elektronik, menilai IBM dengan nilai rata-rata 8,53 untuk kedelapan sifat tersebut. Perusahaan lain yang dinilai sangat tinggi adalah Dow–Jones (8,53), Hewlett-Packard (8,24), Merk (8,17), Johnson & Johnson (8,15), Time, Inc. (7,99), General Ellectric (7,96), Anheuser-Busch (7,91), Coca Cola (7,87), dan Boeing (7,79).

Meskipun IBM mempunyai nilai rata-rata tertinggi, kedelapan sifat perusahaan itu tidak mendapat nilai tertinggi. Respoden menilai IBM pada peringkat kesatu, kedua, atau ketiga untuk semua sifat tersebut kecuali kualitas produksi atau pelayanan dan keinovasian.

Hubungan antara ketiga perspektif tentang keefektifan disajikan pada gambar 2-1. Panah penghubung menunjukan bahwa keefektifan kelompok tergantung pada keefektifan individu, dan keefektifan organisasi tergantung pada keefektifan kelompok. Hubungan yang pasti antara ketiga perspektif itu bervariasi, tergantung pada berbagai faktor seperti macam organisasi, perkerjaan yang dilakukan, dan penggunaan teknologi dalam melakukan pekerjaan tersebut. Gambar tersebut mencerminkan adanya dampak kumulatif dari ketiga perspektif itu. Jadi keefektifan kelompok lebih besar dibandingkan dengan jumlah keefektifan individual karena perolehan terwujud melalui usaha gabungan individual dan kelompok.

Tugas manajemen adalah mengidentifikasi sebab-sebab keefektifan organisasi, kelompok, dan individu.

Gambar Tiga Perspektif Keefektifan

Seperti diperlihatkan pada gambar 2-2, setiap tingkat keefektifan dapat dipandang sebagai variabel yang disebabkan oleh variabel lainnya, yaitu, sebab-sebab keefektifan. Sumber keefektifan individual mencakup kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, dan stress. Perbedaan individual dalam bidang ini menyebabkan perbedaan keefektifan individual. Sebab-sebab yang lazim dalam perbedaan keefektifan kelompok dan organisasi juga disajikan pada gambar 2-2. Sumber keefektifan potensial dibahas secara panjang lebar dalam bab berikutnya. Akan tetapi, dalam kehidupan organisasi yang sebenarnya hanya sedikit terdapat hubungan sebab akibat yang jelas. Pada umumnya, untuk menentukan evaluasi, anda harus memperhitungkan sebab-sebab dan keadaan zaman.

Dalam pengertian teoritis atau praktis, tidak ada persetujuan yang universal mengenai apa yang dimaksud dengan ‘keefektifan’. Bagaimanapun anda mendefinisikan keefektifan, kaitan terhadap salah satu dari dua pedekatan umum akan tercerminkan, yaitu: pendekatan menurut tujuan dan pendekatan menurut teori sistem. Kedua pendekatan untuk mendefinisikan keefektifan sering dibedakan, baik dalam kepustakaan maupun dalam praktek perilaku organisasi.

Gambar Sebab-sebab Keefektifan

Daftar Pustaka:

A. Robbins, Stephen P., 2001, Perilaku Organisasi, Jilid 1, Alih Bahasa oleh Hadyana Pujaatmaka dan Benyamin Molan, Penyunting Tanty Tarigan, Edisi Kedelapan, PT. Prehallindo, Jakarta

B. ------------------, 2001, Perilaku Organisasi, Jilid 2, Alih Bahasa oleh Hadyana Pujaatmaka dan Benyamin Molan, Penyunting Tanty Tarigan, Edisi Kedelapan, PT. Prehallindo, Jakarta

C. ------------------, 1994, Teori Organisasi: Struktur, Desain dan Aplikasi, terjemahan oleh Udaya Yusuf, Edisi Ketiga, Jakarta. Penerbit Arcan.

D. Gibson, James L., et.al., Organization : Behavior, Structure, Process, BPI, Plano

E. -------------------, et.al., 1997, Organisasi, Alih Bahasa Djakarsih, Agus Dharma, Cetakan Ke Sepuluh, Penerbit Erlangga, Jakarta.

F. Agustian, Ary Ginanjar, 2003, ESQ, Cetakan ke Sepuluh, Penerbit Arga, Jakarta

G. -------------------, 2004, ESQ Power, Cetakan ke Enam, Penerbit Arga, Jakarta

H. Sulaksono, Hary, 2003, Modul Kuliah Perilaku Organisasi, STE. Mandala-Jember, Tidak dipublikasikan.

I. Thoha, Miftah, 1993, Perilaku Organisasi – Konsep Dasar dan Aplikasinya, Cetakan Ke Enam, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

J. Nimran, Umar, 1999, Perilaku Organisasi, Edisi Revisi, Cetakan Kedua, CV, Citra Media, Surabaya.

K. Greenberg, J. & Baron, R.A., 2000, Behavior in Organizations : Understanding and Managing the Human Side or Work., 7th Edition, Upper Saddle River, NY : Prentice Hall.

Disarankan membaca buku Rhenald Kasali; Change dan RE-CODE YOUR CHANGE DNA