Prosedur Pencatatan Utang

Umumnya setiap perusahaan akan mengalami yang namanya utang, terlebih utang jangka pendek (lancar) yang biasanya timbul dari akivitas operasi perusahaan. Sebagai contoh utang jenis ini bisa berupa utang dagang yang timbul sebagai akibat dari pembelian kredit yang dilakukan perusahaan dan utang gaji sebagai akibat adanya penundaan pembayaran gaji kepada karyawan.

Setiap utang yang terjadi dalam perusahaan hendaknya dicatat dengan andal dan sesuai faktur atau dokumen sejenisnya sebagai tanda bukti adanya pembayaran yang tertunda. Sebuah prosedur pencatatan utang yang efektif dan efisien dibutuhkan, agar setiap  utang  yang  terjadi  dapat  dikontrol  dan  segera  dilunasi  pada  tanggal  jatuh temponya, sehingga tidak terjadi penumpukan utang lancar yang terlalu besar. Penumpukan ini tentunya akan sangat merugikan perusahaan, selain perusahaan akan kesulitan melunasinya, juga akan menimbulkan klaim dari kreditur yang bersangkutan.

Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001), prosedur pencatatan utang dibagi menjadi dua metode: account payable procedure dan voucher payable procedure.

Account Payable Procedure
Dalam prosedur  ini  catatan  utang  yang  digunakan  berupa  kartu  utang  yang  berisi nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran  dan saldo utang.
Dokumen yang digunakan adalah:
1.   Faktur dari pemasok.
2.   Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan adalah:
1.   Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
2.   Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian.
3.   Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas lainnya.
Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:
- Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1.   faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2.   informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam kartu utang.
- Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
3.   cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4.   informasi dalam jurnal pengeluaran kas di-posting kedalam kartu utang.

Voucher Payable Procedure
Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher (bukti kas keluar). Pencatatan utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran kas.
Dokumen yang digunakan adalah: Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek, yang mempunyai fungsi: (1) sebagai surat perintah kepada Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (remittance advice), dan (3) sebagai media dasar pencatatan utang.
Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:
1. One-time Voucher Procedures. Dalam prosedur ini setiap faktur dari pemasok dibuat satu set voucher yang terdiri dari 3 lembar. Prosedur ini dibagi menjadi dua:
a.   One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis). Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. Saat tanggal jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.
b.   One-time  voucher  procedure  dengan  dasar  waktu  (accrual  basis).  Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok dan langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, kemudian dilakukan pencatatan dalam voucher register. Saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke Bagian Kasa untuk membuat cek. Pengeluaran cek dicatat dalam jurnal pengeluaran cek.
2 Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian keduanya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad. Jika ada lagi faktur dari pemasok yang sama, maka dicatat juga dalam bukti kas yang sama. Setelah dicatat bukti kas tersebut dikembalikan dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Saat jatuh tempo pembayaran, bukti kas keluar tersebut dikeluarkan, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar, dan kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini dicatat oleh fungsi keuangan dalam register bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar (paid voucher file).

Subscribe to receive free email updates: