Umumnya setiap perusahaan akan mengalami yang
namanya utang, terlebih utang jangka pendek (lancar)
yang biasanya timbul dari akivitas operasi
perusahaan. Sebagai contoh utang jenis ini bisa berupa utang dagang yang timbul sebagai akibat dari
pembelian kredit yang dilakukan
perusahaan dan utang gaji sebagai akibat adanya penundaan pembayaran gaji kepada karyawan.
Setiap utang yang terjadi
dalam perusahaan hendaknya dicatat
dengan andal dan sesuai faktur atau dokumen sejenisnya
sebagai tanda bukti adanya pembayaran yang tertunda. Sebuah prosedur pencatatan
utang yang efektif dan efisien dibutuhkan, agar setiap utang yang
terjadi
dapat dikontrol
dan segera dilunasi
pada
tanggal
jatuh
temponya, sehingga tidak terjadi penumpukan utang lancar yang terlalu besar.
Penumpukan ini tentunya akan sangat merugikan perusahaan, selain perusahaan
akan kesulitan melunasinya, juga akan
menimbulkan
klaim dari kreditur yang
bersangkutan.
Mengacu
pada pendapat Mulyadi (2001), prosedur pencatatan utang dibagi menjadi dua metode: account payable procedure dan voucher payable procedure.
Account
Payable Procedure
Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa kartu utang yang berisi nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo utang.
Dokumen yang digunakan adalah:
1. Faktur dari pemasok.
2. Kuitansi
tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke
pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut
dilakukan.
Catatan
akuntansi yang digunakan adalah:
1. Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan
saldo utang kepada tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian,
untuk mencatat transaksi pembelian.
3. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi
pembayaran utang dan pengeluaran kas lainnya.
Prosedur
pencatatan utangnya sebagai berikut:
-
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal
pembelian.
2. informasi
dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam
kartu utang.
-
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
3. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4. informasi
dalam jurnal pengeluaran kas di-posting kedalam kartu utang.
Voucher
Payable Procedure
Dalam
prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher (bukti kas keluar). Pencatatan utang hanya melalui
dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar (voucher
register) dan jurnal pengeluaran
kas.
Dokumen yang digunakan
adalah: Bukti kas keluar atau
kombinasi bukti kas keluar dan cek, yang mempunyai fungsi: (1) sebagai surat perintah kepada Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah
yang tercantum didalamnya, (2) sebagai pemberitahuan kepada
kreditor mengenai tujuan
pembayarannya (remittance advice),
dan (3) sebagai media dasar
pencatatan utang.
Prosedur
pencatatan utangnya sebagai berikut:
1. One-time
Voucher Procedures. Dalam prosedur ini setiap faktur dari pemasok dibuat
satu set voucher yang terdiri dari 3
lembar. Prosedur ini dibagi menjadi dua:
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash
basis). Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi
dari pemasok disimpan dalam arsip
sementara menurut tanggal
jatuh temponya. Saat tanggal jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.
b. One-time voucher procedure
dengan
dasar
waktu
(accrual
basis). Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok dan langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, kemudian dilakukan
pencatatan dalam voucher register. Saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini
dikirimkan ke Bagian Kasa untuk membuat cek. Pengeluaran cek dicatat dalam jurnal pengeluaran cek.
2. Built-up Voucher Procedures. Dalam
prosedur ini satu set voucher dapat
digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti
kas keluar, kemudian keduanya disimpan sementara dalam
arsip menurut abjad. Jika ada lagi faktur dari pemasok yang sama, maka dicatat juga dalam bukti kas
yang sama. Setelah dicatat
bukti kas tersebut dikembalikan dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file).
Saat jatuh tempo pembayaran, bukti kas keluar tersebut dikeluarkan, dicatat oleh fungsi akuntansi
ke dalam register bukti kas keluar,
dan kemudian diserahkan
kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini
dicatat oleh fungsi keuangan dalam
register bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya
dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi
untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar (paid
voucher file).