Postingan ini adalah bagian terakhir dari BAB II untuk Contoh Makalah Administrasi Perkantoran. Anda bisa cek link terkait di postingan ini, untuk melihat BAB selanjutnya dan sebelumnya.
2.7. Analisis Penyimpangan
Dalam mekanisme penerapan anggaran maupun dalam konsep Manajemet By Objektive (MBO) maka salah satu teknis yang selalu diterapkan adalah analisis variance atau analisis penyimpangan. Analisis ini dilakukan dengan cara memperbandingkan antara anggaran dan realiasi. Perbedaan antara angka anggaran dengan realisasi ini disebut penyimpangan atau variance.
Baca Juga Sambungan dari Makalah ini
Penyimpangan biaya sesungguhnya dari biaya standar disebut dengan selisih (variance). Selisih biaya sesungguhnya dengan biaya standar dianalisis, dan dari analisis ini diselidiki penyebab terjadinya, untuk kemudian dicari jalan untuk mengatasi terjadinya selisih yang merugikan.
Namun sebagaimana yang namanya taksiran, maka tidak selalu anggaran itu benar, dan tidak juga selalu sama dengan realisasi. Sehingga penyimpangan ini jangan terus dianggap sebagai suatru kesalahan. Menurut Harahap (2003 : 223), penyimpangan bisa juga disebabkan oleh :
a. Kesalahan anggaran
b. Kesalahan akuntansi
c. Klasifikasi atau pencatatan
d. Kesalahan operasi
Penyimpangan ini harus dianalisis penyebabnya. Biasanya perusahaan harus menetapkan ukuran mana yang mesti dilakukan investigasi dan mana yang tidak perlu dilakukan investigasi. Standar penentuan ini biasanya melihat benefit costnya. Jika biaya investigasi atau penyimpangan ini lebih besar dari pada taksiran yang dihemat maka biasanya tidak perlu dilakukan investigasi, sebaliknya jika yang dihemat jauh lebih besar dari biaya investigasi maka harus dilaksanakan investigasi penyebab penyimpangan.
Kecuali dalam hal tertentu yang sifatnya material atau berpotensi beresiko besar maka kendatipun ukurannya kecil namun harus menjadi bahan investigasi. Kegunaannya bukan untuk melihat penyimpangan itu tapi melihat kemungkinan pelajaran yanga dapat diambil untuk menjadi bahan dalam operasi mendatang.
Menurut Harahap (2003 : 224) penyimpangan anggaran biaya terdiri atas:
Sumber : Harahap (2003: 225)
Dalam format ini tercantum pos-pos yang menjadi bahan analisis, jumlah anggaran , dan realisasi yang datanya diperoleh dari sistem akuntansi. Perbedaan antara anggaran dan realisasi (aktual/kenyataan) disebut variance atau penyimpangan. Dalam hal biaya, atau cost jika realisasi lebih besar dari pada anggaran maka dianggap tidak menguntungkan (unfavorable). Sebaliknya jika realisasi lebih rendah dari anggaran maka dianggap menguntungkan (favorable).
Contoh analisis penyimpangan :
Dibawah ini analisis penyimpangan biaya pada PT. Melly Fadhiah tahun 1995. data perkiraan anggaran, realisasi, variance, favorable dan unfavorableadalah sebagai berikut :
Sumber : Harahap (2003 : 226)
Dari analisisi ini dapat kita lihat dari segi total biaya produksi maupun dari kelompok atau satu jenis perkiraan saja. Dari segi total biaya produksi PT ini mengalami keadaan yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 25.000, karena realisasi biaya lebih besar daripada yang dianggaran kan yang itu anggaran Rp. 1.850.000,- sedangkan realisasi Rp. 1.875.000,-. Penyimpangan sebesar Rp. 25.000,- dapat diketahui sumbernya dengan melihat rincian perkiraan yang termasuk dalam pos biaya produksi itu. Dari tabel analisis itu dapat kita lihat bahwa yang menimbulkan penyimpangan yang tidak menguntungkan adalah :
Misalnya kalau kita lihat biaya overhead maka kita dapat menghitung bahwa penyimpangan adalah Rp. 15.000, yang berasal dari berbagai pos sebagai berikut :
Dari yang menguntungkan (favorable) adalah :
Dalam penerapan anggaran yang efektif maka kedua jenis penyimpangan ini akan dianalisis. Yang favorable dianalisis untuk dicontoh sedangkan unfavorable dianalisis untuk menghindarinya dimasa yang akan datang dan sekaligus dimanfaatkan untuk menilai siapa yang akan diberikan reward atau yang tidak diberikan atau ditindak.
Untuk mengetahui lebih pasti maka setiap pos biaya ataupun penghasilan dapat ditelusuri sampai ke akarnya. Dan jika diterapkan responsibility accounting system maka dengan mudah hal ini dapat diketahui dengan mudah dan cepat. Sebagai contoh kita analisis khusus biaya upah langsung sebagaiman dapat dilihat dalam table di atas. Total anggaran biaya upah langsung adalah Rp. 900.000,- sedangkan realisasi adalah Rp. 935.000,- berarti ada penyimpangan yang tidak menguntungkan (unfavorable variance) sebesar Rp. 35.000,- karena realisasi biaya lebih besar dari anggaran nya.
Setelah melihat pos maupun departemen yang mengeluarkan biaya upah langsung ini adalah persiapan, processing, dan finishing. Ternyata jika dianggap semua dalam keadaan normal maka departemen yang mampu memberikan penyimpangan yang menguntungkan hanya departemen processing yaitu sebesar Rp. 25.000,- Departemen lainnya menimbulkan variance yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 60.000,- sehingga net unfavorable adalah Rp. 35.000,-. Tanpa melihat faktor lain yang mungkin mempengaruhi penyimpangan ini misalnya sesuatu yang dianggap uncontrollable atau externalities oleh cost centernya (departemen) maka layaklah departemen processing mendapat reward.
Dari contoh berikutnya kita lihat berdasarkan jenis biaya bukan dari departemen. Misalnya kita ambil contoh biaya kantor. Biaya kantor ternyata favorable sebesar Rp. 1.000,-. Penyimpangan ini berasal dari penyimpangan yang menuntungkan :
Menurut Harahap (2003 : 226), analisis variance ini dilakukan dengan maksud untuk :
2.8. Kerangka Konseptual
Perencanaan meliputi penyelidikan terhadap bidang-bidang seperti keadaan perusahaan yang sesungguhnya, kebijakan utamanya, dan penentuan waktu dalam cakupan luas serta faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka pendek dan jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis seperti itu membutuhkan pemikiran reflektif, imajinasi dan pandangan kemasa depan dalam membuat keputusan rasional.
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilakukan untuk memastikan apakah pelaksanaan telah berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan. Tujuan pengawasan adalah agar proses pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan dan perencanaan serta melakukan tindakan perbaikan jika ada penyimpangan dan menganalisa sebab-sebab terjadinya penyimpangan tersebut.
Perusahaan menggunakan anggaran sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuannya yaitu laba. Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan moneter yang berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Anggaran juga akan berjalan dengan efektif apabila anggaran sebagai alat perencanaan, pedoman kerja koordinasi dan pengawasan dapat berjalan dengan baik, terutama dalam hal pengawasan karena dengan diadakannya pengawasan maka semua kegiatan akan terkendali sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
Salah satu anggaran yang disusun untuk tujuan perusahaan adalah membuat anggaran biaya operasional perusahaan yang dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan adanya anggaran biasanya operasional diharapkan dapat digunakan sebagai alat pengawasan biaya, sehingga laba maksimal dapat tercapai. Jadi peranan anggaran itu sangat penting bagi perencanaan dan pengawasan biaya operasional, yakni sebagai alat ukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan, kemudian dilakukan analisa untuk mengetahui apakah terjadi penyimpangan dengan cara membandingkan hasil yang sebenarnya dengan yang dianggarkan. Analisa terhadap penyimpangan tersebut membantu untuk mengatahui sebab-sebabnya dan menjadi dasar untuk melakukan tindakan perbaikan yang perlu.
2.7. Analisis Penyimpangan
Dalam mekanisme penerapan anggaran maupun dalam konsep Manajemet By Objektive (MBO) maka salah satu teknis yang selalu diterapkan adalah analisis variance atau analisis penyimpangan. Analisis ini dilakukan dengan cara memperbandingkan antara anggaran dan realiasi. Perbedaan antara angka anggaran dengan realisasi ini disebut penyimpangan atau variance.
Baca Juga Sambungan dari Makalah ini
- BAB I, MAKALAH UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(1), MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN
- BAB II(2), Makalah Administrasi Perkantoran
- BAB II(3), Makalah Administrasi Perkantoran
- BAB II(4), Makalah Administrasi Perkantoran
- BAB II(5), Makalah Administrasi Perkantoran
Laporan anggaran (Anggaran Report), yaitu laporan tentang realisasi pelaksanaan anggaran, yang dilengkapi dengan berbagai analisa perbandingan antara anggaran dengan realisasinya itu, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik penyimpangan yang bersifat negatif (merugikan). Dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindakan lanjut (follow up) yang segera perlu dilakukan.Sebelum membicarakan penyimpangan biaya, perlu diketahui bterlebih dahulu mengenai biaya standar. Mulyadi (2003 : 415) menyatakan :
“Biaya standar adalah biaya yang ditentukan di muka, yang merupakan jumlah biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk membuat satu satuan produk atau untuk membiayai kegiatan tertentu, di bawah asumsi kondisi ekonomi, efisiensi, dan faktor-faktor lain tertentu”.Mulyadi (2003 : 424) mengemukakan :
Penyimpangan biaya sesungguhnya dari biaya standar disebut dengan selisih (variance). Selisih biaya sesungguhnya dengan biaya standar dianalisis, dan dari analisis ini diselidiki penyebab terjadinya, untuk kemudian dicari jalan untuk mengatasi terjadinya selisih yang merugikan.
Namun sebagaimana yang namanya taksiran, maka tidak selalu anggaran itu benar, dan tidak juga selalu sama dengan realisasi. Sehingga penyimpangan ini jangan terus dianggap sebagai suatru kesalahan. Menurut Harahap (2003 : 223), penyimpangan bisa juga disebabkan oleh :
a. Kesalahan anggaran
b. Kesalahan akuntansi
c. Klasifikasi atau pencatatan
d. Kesalahan operasi
Penyimpangan ini harus dianalisis penyebabnya. Biasanya perusahaan harus menetapkan ukuran mana yang mesti dilakukan investigasi dan mana yang tidak perlu dilakukan investigasi. Standar penentuan ini biasanya melihat benefit costnya. Jika biaya investigasi atau penyimpangan ini lebih besar dari pada taksiran yang dihemat maka biasanya tidak perlu dilakukan investigasi, sebaliknya jika yang dihemat jauh lebih besar dari biaya investigasi maka harus dilaksanakan investigasi penyebab penyimpangan.
Kecuali dalam hal tertentu yang sifatnya material atau berpotensi beresiko besar maka kendatipun ukurannya kecil namun harus menjadi bahan investigasi. Kegunaannya bukan untuk melihat penyimpangan itu tapi melihat kemungkinan pelajaran yanga dapat diambil untuk menjadi bahan dalam operasi mendatang.
Menurut Harahap (2003 : 224) penyimpangan anggaran biaya terdiri atas:
- Penyimpangan dalam hal biaya langsung, dibagi :
- Penyimpangan harga beli
- Penyimpangan Kuantitas pembelian
- Penyimpangan dalam hal biaya upah langsung, dibagi :
- Penyimpangan tingkat upah
- Penyimpangan tidak efisiensi upah
- Penyimpangan dalam hal biaya overhead, dibagi :
- Penyimpangan pemakaian
- Penyimpangan kapasitas
- Penyimpangan efisiensi
Tabel 2.2
CONTOH FORMAT LAPORAN ANALISIS VARIANCE
| No | Keterangan | Anggaran | Realisasi | Variance | Keterangan |
Dalam format ini tercantum pos-pos yang menjadi bahan analisis, jumlah anggaran , dan realisasi yang datanya diperoleh dari sistem akuntansi. Perbedaan antara anggaran dan realisasi (aktual/kenyataan) disebut variance atau penyimpangan. Dalam hal biaya, atau cost jika realisasi lebih besar dari pada anggaran maka dianggap tidak menguntungkan (unfavorable). Sebaliknya jika realisasi lebih rendah dari anggaran maka dianggap menguntungkan (favorable).
Contoh analisis penyimpangan :
Dibawah ini analisis penyimpangan biaya pada PT. Melly Fadhiah tahun 1995. data perkiraan anggaran, realisasi, variance, favorable dan unfavorableadalah sebagai berikut :
Tabel 2.3
PT. Melly Fadhilah
Analisis Variance Biaya Produksi
| No. Perkiraan | Anggaran | Realisasi | Variance | Keterangan |
| Bahan Mentah Dipakai | 500 | 475 | 25 | Favorable |
| Upah Langsung | 900 | 935 | -35 | Unfavorable |
| Biaya Overhead : | 75 | 70 | 5 | Favorable |
| Bahan tidak langsung | 60 | 62.5 | -2.5 | Unfavorable |
| Upah tidak langsung | 40 | 35 | 5 | Favorable |
| Suku cadang | 10 | 8 | 2 | Favorable |
| Biaya asuransi | 25 | 27.5 | -2.5 | Unfavorable |
| Air, telepon, listrik | 60 | 64 | -4 | Unfavorable |
| Biaya penyusutan | 30 | 28 | 2 | Favorable |
| Pajak pabrik | 40 | 39 | 1 | Favorable |
| Biaya kantor | 25 | 36 | -11 | Unfavorable |
| Biaya pengangkutan | 20 | 25 | -5 | Unfavorable |
| Biaya umum | 65 | 70 | -5 | Unfavorable |
| Biaya lain-lain | ||||
| Total biaya overhead | 450 | 465 | -15 | Unfavorable |
| Total biaya overhead | 1.850.000 | 1.875.000 | -25 | Unfavorable |
Dari analisisi ini dapat kita lihat dari segi total biaya produksi maupun dari kelompok atau satu jenis perkiraan saja. Dari segi total biaya produksi PT ini mengalami keadaan yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 25.000, karena realisasi biaya lebih besar daripada yang dianggaran kan yang itu anggaran Rp. 1.850.000,- sedangkan realisasi Rp. 1.875.000,-. Penyimpangan sebesar Rp. 25.000,- dapat diketahui sumbernya dengan melihat rincian perkiraan yang termasuk dalam pos biaya produksi itu. Dari tabel analisis itu dapat kita lihat bahwa yang menimbulkan penyimpangan yang tidak menguntungkan adalah :
Upah Langsung Rp. 35.000Untuk mengetahui masing-masing penyebab penyimpangan ini dapat dianalisis ke masing-masing pos atau perkiraaan sekaligus dapat diketahui siapa penanggungjawabnya.
Biaya Overhead Rp. 15.000
Total Unfavorable Rp. 50.000
Yang favorable :
Bahan mentah Rp. 25.000
Sisa unfavorable Rp. 25.000
Misalnya kalau kita lihat biaya overhead maka kita dapat menghitung bahwa penyimpangan adalah Rp. 15.000, yang berasal dari berbagai pos sebagai berikut :
Dari yang menguntungkan (favorable) adalah :
Bahan tidak langsung Rp. 5.000Sedangkan unsur yang tidak menguntungkan adalah :
Suku cadang 5.000
Biaya asuransi 2.000
Pajak pabrik 2.000
Biaya kantor 1.000
Total favorable Rp. 15.000
Budgeting Peranggaran PerencanaanDari perbandingan antara favorable dan unfavorable pada biaya overhead diketahui bahwa lebih besar unfavorable sebesar Rp. 30.000 dikurangi favorable Rp. 15.000 menjadi Rp. 5.000 (unfavorable).
Upah tidak langsung Rp. 2.500
Air, telepon, listrik 2.500
Biaya penyusutan 4.000
Biaya pengangkutan 11.000
Biaya umum 5.000
Biaya lain-lain Rp. 30.000
Dalam penerapan anggaran yang efektif maka kedua jenis penyimpangan ini akan dianalisis. Yang favorable dianalisis untuk dicontoh sedangkan unfavorable dianalisis untuk menghindarinya dimasa yang akan datang dan sekaligus dimanfaatkan untuk menilai siapa yang akan diberikan reward atau yang tidak diberikan atau ditindak.
Untuk mengetahui lebih pasti maka setiap pos biaya ataupun penghasilan dapat ditelusuri sampai ke akarnya. Dan jika diterapkan responsibility accounting system maka dengan mudah hal ini dapat diketahui dengan mudah dan cepat. Sebagai contoh kita analisis khusus biaya upah langsung sebagaiman dapat dilihat dalam table di atas. Total anggaran biaya upah langsung adalah Rp. 900.000,- sedangkan realisasi adalah Rp. 935.000,- berarti ada penyimpangan yang tidak menguntungkan (unfavorable variance) sebesar Rp. 35.000,- karena realisasi biaya lebih besar dari anggaran nya.
Setelah melihat pos maupun departemen yang mengeluarkan biaya upah langsung ini adalah persiapan, processing, dan finishing. Ternyata jika dianggap semua dalam keadaan normal maka departemen yang mampu memberikan penyimpangan yang menguntungkan hanya departemen processing yaitu sebesar Rp. 25.000,- Departemen lainnya menimbulkan variance yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 60.000,- sehingga net unfavorable adalah Rp. 35.000,-. Tanpa melihat faktor lain yang mungkin mempengaruhi penyimpangan ini misalnya sesuatu yang dianggap uncontrollable atau externalities oleh cost centernya (departemen) maka layaklah departemen processing mendapat reward.
Dari contoh berikutnya kita lihat berdasarkan jenis biaya bukan dari departemen. Misalnya kita ambil contoh biaya kantor. Biaya kantor ternyata favorable sebesar Rp. 1.000,-. Penyimpangan ini berasal dari penyimpangan yang menuntungkan :
Konsumsi Rp. 500Dari informasi ini dapat kita simpulkan bahwa biaya kertas dan fotokopi perlu mendapat ekstra perhatian agar penyimpangan ini tidak terjadi lagi.
Alat kantor Rp. 2.500
Total favorable Rp. 3.000
Penyimpangan yang tidak menguntungkan adalah :
Perbandingan antara yang favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan favorable sebesar Rp. 1.000,-.
Menurut Harahap (2003 : 226), analisis variance ini dilakukan dengan maksud untuk :
- Mengetahui prestasi pusat pertanggungjawaban
- Untuk mengetahui siapa yang akan diberikan penghargaan dan sanksi
- Sebagai bahan pengalaman untuk perbaikan operasi selanjutnya. Siapa yang akan dicontoh dan siapa yang tidak perlu dibantu mengatasi unfovarable.
- Untuk melihat pos-pos biaya yang perlu mendapat lampu kuning.
- Menjadi “early warning system” atas manajemen biaya dan hasil
- Sebagai bahan dalam kemungkinan revisi anggaran
2.8. Kerangka Konseptual
Perencanaan meliputi penyelidikan terhadap bidang-bidang seperti keadaan perusahaan yang sesungguhnya, kebijakan utamanya, dan penentuan waktu dalam cakupan luas serta faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka pendek dan jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis seperti itu membutuhkan pemikiran reflektif, imajinasi dan pandangan kemasa depan dalam membuat keputusan rasional.
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilakukan untuk memastikan apakah pelaksanaan telah berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan. Tujuan pengawasan adalah agar proses pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan dan perencanaan serta melakukan tindakan perbaikan jika ada penyimpangan dan menganalisa sebab-sebab terjadinya penyimpangan tersebut.
Perusahaan menggunakan anggaran sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuannya yaitu laba. Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan moneter yang berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Anggaran juga akan berjalan dengan efektif apabila anggaran sebagai alat perencanaan, pedoman kerja koordinasi dan pengawasan dapat berjalan dengan baik, terutama dalam hal pengawasan karena dengan diadakannya pengawasan maka semua kegiatan akan terkendali sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
Salah satu anggaran yang disusun untuk tujuan perusahaan adalah membuat anggaran biaya operasional perusahaan yang dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan adanya anggaran biasanya operasional diharapkan dapat digunakan sebagai alat pengawasan biaya, sehingga laba maksimal dapat tercapai. Jadi peranan anggaran itu sangat penting bagi perencanaan dan pengawasan biaya operasional, yakni sebagai alat ukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan, kemudian dilakukan analisa untuk mengetahui apakah terjadi penyimpangan dengan cara membandingkan hasil yang sebenarnya dengan yang dianggarkan. Analisa terhadap penyimpangan tersebut membantu untuk mengatahui sebab-sebabnya dan menjadi dasar untuk melakukan tindakan perbaikan yang perlu.