Dokumen Ekspor Impor
Semua jenis dokumen yang terdapat dalam perdagangan internasional (ekspor impor), baik yang dikeluarkan pengusaha, perbankan, pelayaran, dan instansi lainnya mempunyai arti dan peranan penting. Oleh sebab itu semua dokumen yang menyangkut kegiatan tersebut harus dibuat dan diteliti dengan seksama.
Dokumen-dokumen dlam perdagangan internasional (ekspor impor0 tersebut dapat dibedakan ke dalam tiga kelompok yaitu dokumen induk, dokumen penunjang dan dokumen pembantu.
A. DOKUMEN INDUK
Yang dimaksud dengan dokumen induk adalah dokumen inti yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan internasional, yang memiliki fungsi sebagai alat pembuktian pelaksanaan suatu transaksi.. Termasuk dalam dokumen ini antara lain :
1. Letter Of Credit (L/C)
Suatu surat yang dikeluarkan oleh suatu bang atas permintaan importir yang ditujukan kepada eksportir di luar negri yang menjadi relasi importir tersebut, yang memberikan hak kepada eksportir itu untuk menarik wesel-wesel atas importir bersangkutan. Penjelasan mengenai L/C telah dibahas pada ban sebelumnya (lihat bab 5).
2. Bill Of Lading (B/L)
Surat tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut yang juga merupakan tanda bukti kepemilikan barang dan juga sebagai bukti adanya kontrak atau perjanjian pengangkutan barang melalui laut. Penjelasan rinci tentang B/L telah diterangkan pada bab sebelumnya (lihat bab 6).
3. Faktur (Invoice)
Adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan, data-data dalam invoice akan dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan dapat ditarik, jumlah penutupan asuransi, dan penyelesaian segala macam bea masuk.
Faktur (invoice) dapat dibedakan ke dalam tiga bentu yaitu :
a. Proforma Invoice
Merupakan penawaran dalam bentuk faktur biasa dari penjual kepada pembeli yang potensial juga merupakantawaran pada pembeli untuk menempatkan pesanannya yang pasti dan sering dimintakan oleh pembeli supaya instansi yang berwenang di negara importir akan memberikan izin impor.Faktu ini biasanya menyatakan syarat-syarat jual beli dan harga barang sehingga segera setelah pembeli yang bersangkutan telah menyetujui pesanan maka akan ada kontrak yang pasti.Penggunaan faktur ini juga digunakan bilamana penyelesaian akan dilakukan dengan :
o Dengan pembayaran terlebih dahulu sebelum pengapalan.
o Atas dasar consignment
o Tergantung pada tender
b. Commercial Invoice
Nota perincian tentang keterangan jumlah barang-barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut serta perhitungan pembayaran. Faktur ini oleh penjual (eksportir) ditujukan kepada pembeli (importir) yang nama dan alamatnya sesuai dengan yang tercantum dalam L/C dan ditandatangani oleh yang berhak menandatangani.
c. Consular Invoice
Faktur yang dikeluarkan oleh instansi resmi yaitu kedutaanatau konsulat.Faktur ini terkadang ditandatangani oleh konsul perdagangan negri pembeli, dibuat oleh eksportir dan ditandatangani oleh konsul negara pembeli, atau dibuat dan ditandatangani negara sahabatdari negara pembeli.
Peraturan-peraturan antar negara memiliki perbedaan antar satu dengan yang lainnya tetang faktur ini, tetapi yang jelas kegunaan dari faktu ini antara lain untuk memeriksa harga jual dibandingkan harga pasar yang sedang berlakudan untuk memastikan bahwa tidak terjadi dumping, selain itu juga diperlukan untuk menghitung bea masuk di tempat importir.
4. Dokumen (Polis) Asuransi
Surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan perusahaan asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim.
Dokumen asuransi ini pentingkarena dapat membuktikan bahwa barang-barang yang disebut di dalamny telah diasuransi. Jenis-jenis resikoyang ditutup juga disebutkan dalam dokumen ini. Dokumen ini menyatakan pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa klaim dibayarkan.Setiap asuransi wajib dibayar dengan valuta yang sama dengan L/C kecuali syarat-syarat L/C menyatakan lain.
Besarnya asuransi tidak perlu sama dengan besarnya L/C, dapat lebih besar atau lebih kecil tergantung pada jumlah penarikan, syarat-syarat pengapalan, atau syarat-syarat L/C.
Penggantian kerugian apabila terjadi kerusakan atau kehilangan akan dibayarkan senilai yang dinyatakan dalam dokumen asuransi tersebut kepada eksportir juga kepada importirapabila telah di endorse. Dokumen asuransi dapat dibuat atas nama pengasuransi, atas order bank, atas nama pembawa.
B. DOKUMEN PENUNJANG
Dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur (invoice). Termasuk dalam dokumen ini antara lain :
1. Daftar Pengepakan (Packing List)
Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian dari barang-barang yang dipak, dibungkus atau diikat dalam peti dan sebagainya dan biasanya diperlukan oleh bea cukai untuk memudahkan pemeriksaan. Uraian barang tersebut meliputi jenis bahan pembungkus dan cara mengepaknya. Dengan adanya packing list maka importir atau pemeriksa barang tidak akan keliru untuk memastikan isinya. Nama dan uraian barang haruslah sama dengan seperti tercantum dalam commercial invoice.
2. Surat Keterangan Asal (Certificate Of Origin )
Surat pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan asal dari suatu barang, digunakan untuk memperoleh fasilitas bea masuk atau sebagai alat penghitung kuota di negara tujuan dan untuk mencegah masuknya barang dari negara terlarang.
3. Surat Keterangan Pemeriksaan (Certificate Of Inspection)
Keterangan tentang keadaan barang yang dimuat oleh independent surveyor, juru pemeriksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional, berfungsi sebagai jaminan atas mutu dan jumlah barang, ukuran dan berat barang, keadaan barang, pengepakan barang, banyak isi pengepakan. Laporan yang dibuat atas pemeriksaan kualitatif dan analitis didasarkan pada pemeriksaan sampling 2% dari berat yang sebenarnya, dan merupakan dokumen yang disyaratkan L/C.
4. Sertifikat Mutu (Certificate Of Quality )
Keterangan yang dibuat berkaitan dengan hasil analisis barang-barang di laboratorium perusahaan atau badan penelitian independen yang menyangkut mutu barang yang diperdagangkan. Dalam hubungannya dengan hal tersebut di Indonesia berlaku peraturan yang mengharuskan adanya standarisasi dan pengendalian mutu untuk barang-barang ekspor,yaitu dengan menerbitkan sertifikat mutu (certificate of quality). Sertifikat ini wajib dimiliki oleh setiap eksportir untuk keperluan persagangan apabila diminta oleh pembeli.
5. Sertifikat Mutu Dari Produsen (Manufacture’s Quality Certificate)
Dokumen ini lazimnya dibuat oleh produsen atau pabrik pembuat barang yang diekspor atau supplier yang menguraikan tentang mutu dari barang-barang, termasuk penjelasan tentang baru atau tidaknya barang dan apakah memenuhi standar barang yang ditetapkan. Dokumen ini juga menunjukkan keterangan mengenai barang yang diproduksi oleh produsen yang membawa merek dagangnya (trade mark).
6. Keterangan Timbangan (Weight Note)
Catatan yang berisi perincian berat dari tiap-tiap kemasan barang seperti yang tercantum dalam commercial invoice. Keterangan berat dari barang-barang yang dikapalkan atas dasar suatu L/C haruslah sama dengan yang tercantum pada dokumen-dokumen pengapalan. Dokumen ini disamping untuk mengetahui berat barang , juga diperlukan untuk mempersiapkan alat-alat pengangku barang pada saat pemeriksaan barang.
7. Daftar Ukuran (Measurement List)
Daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap-tiap kemasan seperti panjang, tebal, garis tengah serta volume barang. Ukuran dalam dokumen ini haruslah sama dengan syarat-syarat yang tercantum dalam L/C. Volume pengepakan setiap barang tersebut diperlukan untuk menghitung biaya angkut atau untuk keperluan persiapan barang.
8. Analisa Kimia (Chemical Analysis)
Pernyataan yang dikeluarkan oleh labotaturium kimia yang berisi komposisi kimiawi dari suatu barang. Dokumen ini juga menjelaskan tentang bhan-bahan dan proporsi serta kandungan bahan yang terdapat dalam barangyang diharuskan pemeriksaannya. Penelitian tersebut dilakukan oleh badan analisa obat-obatan, dan bahan-bahan kimia.
9. Wesel (Bill Of Exchange)
Sebuah alat pembayaran yang memberikan perintah yang tidak bersyarat dalam bentuk tertulis, yang ditujukan oleh seseorang kepada orang lain.
Pihak-pihak yang terlibat dalam wesel antara lain
a. drawer = yang menandatangani wesel (penarik)
b. drawee = yang membayar (tertarik)
c. payee = yang menerima pembayaran
d. endorsee = pihak yang menerima perpindahan atau pengalihan wesel
Dalam sebuah wesel juga terdapat jangka waktu pembayaran yang dikenal dengan istilah tenor wesel , yaitu jangka waktu pada saat mana sebuah wesel dapat dibayarkan yang tercantum pada setiap wesel. Tenor dala sebuah wesel dapat dibedakan menjadi :
a. Sight draft : wesel yang dibayar pada saat diperlihatkan atau saat diminta pembayarannya.
b. Time (term/usance) draft : wesel berjangka yang dibayarkan setelah beberapa waktu kemudian, dibedakan atas : time sight draft (wesel yang pembayarannya harus dilakukan pada waktu tertentu setelah wesel diajukan atu di aksep), time date draft (wesel yang harus dibayar pada tanggal tertentu yang telah ditetapkan misalnya 30 hari setelah pengapalan.